Hela samhället har nytta av väl fungerande offentliga upphandlingar. Inom vårt område är det tyvärr vanligt med väldigt omfattande och sällan särskilt relevanta, men väldigt kostnadsdrivande krav i stort och smått i offentliga upphandlingar. Upphandlingarna ställer ofta krav på sällan förekommande situationer och tjänster, men att kostnaden för detta ska ingå i någon form av styckpris för den ordinarie tjänsten. Detta skapar en situation där seriösa anbudsgivare räknar på tjänsten utifrån alla de krav som ställs, medan andra anbudsgivare chansar och kan därmed lämna ett lägre pris och vinna upphandlingen. Ledsamt nog är det väldigt vanligt att när avtal är tecknat så är kraven i upphandlingen bortglömda och de där tilläggen som skulle ingå faktureras ovanpå ändå.
Det är en olycklig situation för alla om seriösa företag aktivt väljer bort offentlig sektor som kund beroende på att man upplever en inflation av krav i kombination med hårt pressade priser.
Framförhållning
Det allra viktigaste vid upphandlingar inom vårt område är framförhållning. Fordon som används inom spol- och slam och inom återvinning är dyra och har långa leveranstider. Ofta är leveranstider av fordon minst 1 år och ibland längre. Några timmar per vecka har många tillgänglig kapacitet att ta in, men är det större upphandlingar så finns sällan reservkapacitet att komma åt fort. Det behövs alltså minst ett år från avtalstecknande tills entreprenaden börjar. Vid kortare tid från upphandling till entreprenadstart får den upphandlande myndigheten räkna med att bara den nuvarande entreprenören kan lämna anbud. Det är inte helt förenligt med intentionerna med LOU.
Kunskap
Det är också viktigt att de som gör upphandlingen har tillräcklig kunskap inom området som ska handlas upp. Krav som är relevanta och har betydelse för uppdragets utförande ska ställas klart och tydligt. Det är dock ett ofog att i styckpris, som sällan garanterar en viss volym, också kräva att exempelvis jour dygnet runt ska ingå utan extra ersättning. Det är mycket rakare att betala jour för sig och utförda uppdrag för sig. Fria nyttigheter existerar inte. Någonstans ska de också betalas.
Uppföljning
Upphandlingar som har tydlig uppföljning blir ofta bättre. Kraven som ställs i upphandlingen ska också levereras av entreprenören. Det ger förutsättningar att det blir en väl fungerande tjänst. En upphandling som inte fungerar eller där en oseriös entreprenör tilldelas ett avtal blir ofta dyr och problematisk. Så gott som alltid är det beställaren som betalar det högsta priset för det.
Dialog
En möjlighet som används alldeles för lite idag är dialog mellan beställaren och tänkbara anbudslämnare innan upphandlingen lämnas ut. I en konstruktiv dialog kan mycket lösas och förekommas. Det är väl investerade pengar att ersätta entreprenörer för att delta i förarbetena. Det skapar förtroende och sorterar ofta bort oseriösa aktörer.
Korrekt pris
I många uppdrag så uppkommer specialsituationer där en enskild händelse kan vara väldigt kostsam. För att få ett korrekt pris på huvuduppdragen är det att föredra att upphandla timpris för vardag respektive jourtid som kan avropas av beställaren. Det blir aldrig bra eller rättvist om det mest speciella i periferin ska omfattas av samma prissättning som det enklaste standarduppdraget.
Avtal och tillstånd för transport
Vi har stabil ekonomi och är medlem i Biltrafikens arbetsgivareförbud (BA) och Svenskt Näringsliv och följer tecknade kollektivavtal mellan BA och Transportarbetareförbundet. Vi har naturligtvis erforderliga tillstånd för att transportera avfall och farligt avfall.
Bra att tänka på i samband med upphandling
- Var ute i god tid. Minst ett år från avtalstecknande till entreprenadstart.
- Ställ relevanta krav men undvik krav-inflation och icke relevanta krav som ställs bara för att man kan och inte för att de behövs.
- Uppföljning och dialog. Säkerställ att kraven som ställs i upphandlingen också efterlevs under hela entreprenaden.
- Använd timersättning för specialuppdrag i periferin för uppdraget.